효과적인 의사소통의 방법
여기서는 의사소통과 관련하여 보다 구체적이고 실제적인 차원을 살펴보기로 한다. 인간은 서로 교류해야 하는 속성을 가진 존재이며 그 교류는 주로 대면관계에서 언어라는 매개를 통하여 이루어진다고 할 수 있다. 이러한 특성은 우리가 지금 디지털 시대에 살고 있고 가상공간에서의 교류가 그 강도를 더해가고 있는 작금의 현실에도 불구하고 여전히 중요한 의미를 지닌다. 어떻게 보면 디지털 시대에 살고 있기 때문에 오히려 전통적인 의미에서의 의사소통의 가치가 더 큰 의미를 가진다고 할 수 있다.
효과적인 의사소통에 필요한 요인들
집단의 구성원이 되면서 가장 먼저 개발해야 할 태도는 다른 구성원들과 이상적인 소통을 하기 위하여 협력하려는 의지를 가지는 것이다. 내가 하고 있는 말을 제대로 이해하지 못하는 사람이 있다면 적극적인 피드백을 통하여 그가 나를 이해할 수 있도록 노력할 수 있어야 한다. 물론 이러한 태도는 한순간에 충동적으로 이루어지는 것이 아니라 평소에 구성원들이 가지고 있는 관심사에 대하여 이해하기 위한 노력과 나의 생각들을 다양한 방법으로 전달할 수 있는 길을 모색하는 노력을 해야 한다는 점이 강조되어야 한다.
더 강조할 필요도 없이 의사소통의 가장 중요한 매체는 언어이다. 그렇기 때문에 효과적인 의사소통을 위하여 자신의 생각을 명확하게 전달할 수 있도록 훈련해야 한다. 아무리 좋은 생각을 가지고 있어도 그것이 제대로 표현되지 못하여 다른 사람들에게 이해되지 못한다면 별로 의미가 없다는 것은 누구나 쉽게 알 수 있는 사실이다.
집단에서 언어를 효과적으로 사용한다는 것은 우선 의사소통에 참여하는 사람들이 정보를 교환하는데 개방적이고 적극적이 되도록 돕는 적절한 토의 자세를 갖추는 것이다. 만일 집단에서 어떤 사람이 지나치게 전문적인 용어를 사용하면서 자신을 과시하거나, 혹은 비판적이고 타인을 비하하는 자세를 가진다면 그는 결코 사람들의 호응을 얻을 수 없을뿐만 아니라 원활한 집단과정을 방해하는 역기능적인 결과를 가져올 것이다. 특히 자신의 지식과 전문성을 과시하는 경우 집단의 협동적인 분위기를 파괴하게 될 것이다. 다른 하나는 매우 상식적인 얘기지만 기본적으로 말을 정확하고 바르게 하는 기술을 익히는 것이다. 앞에서도 지적했듯이 말로 표현되는 언어의 적절한 사용이야 말로 바람직한 의사소통에서 요구되는 제일의 요인이라고 할 수 있다. 주목해야 할 사실은 반드시 말을 많이 하는 것이 이상적인 소통을 가져오는 것은 아니라는 것이다. 필요한 말을 알맞게 필요한 때에 사용하여 논의 되고 있는 생각을 상대방이 올바로 이해하게 되었다면 그것은 성공적인 소통이 이루어 졌음을 의미한다.
다시 정리하면 언어를 효과적으로 사용하기 위하여 먼저 해야할 일은 어휘력을 키우는 것이다. 아마도 이러한 능력은꾸준한 독서나 글을 쓰는 일, 또는 토론과 같은 노력으로 발전시킬 수 있을 것이다. 다음으로 강조되어야 할 것은 바른 단어들을 선택하여 사용할 수 있는 능력을 키워야한다. 우리가 익히 알고 있는 바와 같이 같은 단어도 사람들은 매우 다른 이해를 하고 있기 때문에 의미가 공유될 수 있는 단어의 사용은 필수적인 것이다. 어떻게 보면 의사소통의 핵심은 집단의 구성원들로하여금 의미를 공유하게 하려는데 있다고 해도 지나친 말은 아니라고 할 수 있다. 그 외에도 어휘의 정의를 내리는 기술을 연마하는 것과 자신의 생각을 정확하게 끝내는 것도 효과적인 의사소통에서 필요한 요소들이다.
효과적인 비언어적 의사소통의 요인들
의사소통에서 무시할 수 없는 또 하나의 요인은 비록 말로 표현되는 것은 아니지만 분명한 메시지가 전달되고 있는 비언어적 소통이다. 우리는 회의나, 기타 집단의 과정에서 구성원들의 얼굴 표정이나 자세, 목소리, 몸짓과 같은 비언어적 표현을 통하여 상대방이나 집단의 분위기, 더 나가서는 매우 강렬한 메시지를 전달받게 되는 경험을 한다. 그렇기 때문에 경우에 따라서는 비언어적 의사소통이 더 중요한 의미를 지닐 수도 있음을 기억할 필요가 있다. 그러므로 의사소통이 이루어지고 있는 상황에서 언어적 의사소통의 보다 효과적인 전달을 위하여 비언어적 소통의 중요성을 인식하여 보다 분명하고 긍정적인 비언어적 소통의 방법을 활용할 필요가 있다. 예컨대, 말하는 사람에게 집중하는 태도나 얼굴 표정으로 그의 말에 긍정적인 반응을 보여 준다든지, 혹은 친근감을 표현하는 몸짓 등은 모두 현재 진행되고 있는 의사소통의 수준을 보다 깊이 있게 만들어 주는 역할을 해 줄 것이다.
효과적인 경청의 방법
말로 자신의 생각을 정확하고 명확하게 표현하고 전달하는 것은 의사소통의 전제조건이라고 할 수 있다. 그러나 다른 구성원들이 그것을 열심히 듣지 않는다면 메시지는 제대로 전달되지 못할 것이고 그것은 결국 효과적인 의사소통의 실패를 가져올 것이다. 그러므로 표현하는 것에 못지않게 듣는 것도 무시할 수 없는 중요성을 지닌다.
좋은 경청 자는 무엇보다도 전달되는 메시지의 수신자로서의 역할을 해야한다. 과제 중심의 소그룹이 지향하는 의사소통의 목적은 메시지의 올바른 전달임을 우리는 이미 집단과 의사소통부분에서 확인한 바 있다. 그렇기 때문에 메시지 중심의 의사소통에서 좋은 경청 자는 메시지를 올바르게 수신한 사람이라고 할 수 있는 것이다. 그리고 좋은 수신자는 언제나 메시지를 송신한 사람에게 송신된 메시지를 바르게 이해했음을 피드백을 통하여 알리는 사람이다. 메시지가 제대로 전달되었을 때 구성원들의 관계의 질은 한 단계 높아질 수 있으며 관계의 발전은 더 높은 수준의 의사소통의 결과를 가져다 준다.
좋은 경청 자는 의사소통에서 듣는 기술을 알고 있다. 좋은 메시지 수신자는 메시지에 주의를 집중한다. 수신자의 역할은 시간이 걸리고 긴장을 요하는 일이다. 어떤 것에 주의를 집중한다는 것은 결코 쉬운 일은 아니기 때문에 경청 자가 되기 위해서는 열심히 집중해서 듣는 노력이 요청된다. 또 다른 듣는 기술은 메시지를 구조화하는 방법을 아는 것이다. 많은 경우 우리는 메시지의 핵심을 놓치고 별로 필요하지 않은 아이디어들에 초점을 맞춤으로써 문제에 직면하게 된다. 핵심을 파악하는 능력이 필요하다.
그리고 좋은 경청 자는 피드백의 기술을 알고 있다. 피드백은 대체로 언어적, 비언어적 피드백으로 이루어진다. 효과적인 피드백을 통하여 이해하지 못하고 있던 메시지를 이해하게 될 것이며, 현재 경험되고 있는 문제들에 대한 보다 분명한 평가가 이루어 질 수 있다. 피드백은 질문이나 전달된 메시지를 자신이 이해한 대로 설명하는 방법 등 다양하다.
인간은 어떤 상황에서나 의사소통을 하지 않을 수 없는 존재이다. 특히 성취할 과제를 가지고 있는 집단에서의 의사소통은 집단의 성패가 달렸다고 할 정도로 집단과정에서 핵심적인 위치에 있다. 간단히 살펴 본 대로 효과적이고 바람직한 의사소통을 위해서는 자신의 생각을 정확하게 표현하는 기술, 듣는 기술, 그리고 비언어적인 의사소통의 의미를 이해하고 그러한 기술들을 획득하기 위하여 훈련하는 노력이 따라야 함이 강조되어야 할 것이다.
